Datenschutzhinweise zur Erfüllung unserer Informationspflichten bei Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Wir haben zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen Daten von Ihnen gespeichert und Ihre Daten sind bei uns in guten Händen.

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:

Dokas Handelsgesellschaft mbH

Leimkugelstraße 7

45141 Essen

info@dokas.eu

Telefon +49 (0)201 522612-0

Fax +49 (0)201 522612-99

Geschäftsführende Gesellschafter: Angela Ufermann, Marcel Wolf

Amtsgericht Essen HRB 19318

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@dokas.eu oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

Personenbezogene Daten und Quellen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung oder zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen von Ihnen erhalten.

Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Leistungen im Rahmen der Vertragsbeziehung oder Vertragsanbahnung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten, wie Zahlungsdienstleistern oder sonstigen Dritten zulässigerweise (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben.

Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Internet, Presse, Medien, Handels- und Vereinsregister) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten für die Vertragsanbahnung und die Durchführung von Verträgen

können sein:

  • Name und geschäftliche Adresse des Ansprechpartners
  • andere Kontaktdaten des Ansprechpartners (Telefon, E-Mail-Adresse)
  • Funktion des Ansprechpartners im Unternehmen
  • Auftragsdaten
  • Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Lieferdaten)
  • Bankverbindung / Konto und Zahlungsverkehr

Weitere Kontaktinformationen

Im Rahmen der Geschäftsanbahnungsphase und während der Geschäftsbeziehung, insbesondere durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie oder von uns initiiert, entstehen weitere personenbezogene Daten, z. B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis, (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Informationen über die Teilnahme an Marketingmaßnahmen.

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs.1 b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

b. Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Beispiele:

  • Anfragen bei und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zu direkter Kundenansprache
  • Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten nicht widersprochen haben
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs in unserem Unternehmen
  • Verhinderung von Straftaten
  • Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen)

c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Zusendung von Informationen) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft, d.h. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur weitergeleitet, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

a) Innerhalb unseres Unternehmens erhalten die Stellen/Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

b) Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

  1. Im Rahmen der Vertragsdurchführung ist eine Verarbeitung von Daten einschließlich der Weitergabe erforderlich, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe von Daten an Geldinstitute, Paketdienste, Lieferdienste, Speditionen.
  2. Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO, insbesondere IT-Dienstleister, DATEV

c) Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittstaaten) ist nicht beabsichtigt.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Ist dies nicht mehr der Fall, werden die personenbezogenen Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

1) Erfüllung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung). Die dort vorgesehenen Fristen betragen bis zu 10 Jahre.

2) Erhaltung von Beweismitteln und Prüfung der Berechtigung von Forderungen. Die Verjährungsfristen nach §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuchs können bis zu 30 Jahren betragen.

3) Daten aus der Videoüberwachung bzw. Zugangskontrollen werden bis zu 72 Stunden gespeichert, um einen effektiven Schutz von Personen und unserer Anlagen zu gewährleisten.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das

  • Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten, Art. 15 DSGVO;
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung Ihrer Daten, Art. 16 DSGVO;
  • Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten bzw., soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, Art. 17, Art. 18 DSGVO;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, d.h. zur Herausgabe der über Sie gespeicherten Daten in einem strukturierten Format, Art. 20 DSGVO;

Unter den Voraussetzung von Art. 21 Abs. 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO.

Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Wir nutzen in Bezug auf personenbezogene Daten keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (sog. Scoring), Art. 22 DSGVO., also auch nicht zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses.

Wir setzen kein Profiling ein; Profiling gemäß Art. 4 Nr. 4 DSGVO ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten um bestimmte Aspekte bezogen auf eine natürliche Personen zu bewerten, analysieren oder vorherzusagen (z. B. wirtschaftliche Lage, persönliche Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort).

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Stand: 23.05.2018

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